Aby procesné audity verejných inštitúcií slúžili dobru veci

od autora: | 15 mája, 2020

Už sme sa čosi na-mapovali a na-analyzovali procesov, na-realizovali procesno-organizačno-personálnych auditov. Ale akosi sa nám nedarí dosiahnuť presvedčivých a nespochybniteľných výsledkov.

Každý, kto sa zaoberá kvalitou a efektivitou verejnej správy a v konečnom dôsledku každej organizácie, musí skôr či neskôr naraziť na potrebu „analyzovania procesov“, uskutočnenia „procesného auditu“, či „mapovania procesov“. Len čo si ja pamätám, a je to už viac ako dvadsať rokov, tak sme sa aj u nás už čosi namapovali a naanalyzovali procesov, zrelizovali procesno-organizačno-personálnych auditov, len akosi sa nám nedarí dosahovať presvedčivých a jednoznačne pozitívnych výsledkov.

V tomto príspevku nemám potrebu za každú cenu kritizovať všetko, čo sa doteraz pod pláštikom „procesnej analýzy“ v rámci verejného sektoru porobilo, hoci sa určitej základnej reflexii nedá z pochopiteľných dôvodov vyhnúť. Chcem „len“ upozorniť na pár chýb, či problémov, ktorým by bolo rozumné sa vyhnúť v prípade, ak sa po týchto voľbách niekto začne seriózne reformou verejnej správy zaoberať.

Prestaňme konečne pod zástavou „procesného auditu“ robiť projekty, ktorých jediným cieľom je bezduché analyzovanie procesov a kreslenie zbytočných procesných máp

Predstavte si, že urobíte podrobnú analýzu „procesov“ v osobnom aute, zmapujete chod motora, elektroinštalácie, klimatizácie, viete, že auto ide z miesta A do miesta B, viete, že ide 95 km/hod, viete, kto ho šoféruje a … to je všetko. Jediným vašim cieľom by bolo zrealizovanie samotnej analýzy a opísanie zistenej skutočnosti vo forme detailných procesných máp.

Viem, že trochu preháňam, ale chcem len zvýrazniť nezmyselnosť, či bezcieľnosť mnohých konzultačných projektov využívajúcich procesnú analýzu. Analýza procesov je len „technológia“, ona sama osebe, bez definovania cieľa jej používania, nemá zmysel. Ak samozrejme nepovažujeme za zmysel míňanie finančných prostriedkov na jej zrealizovanie.

Prispôsobme metodiku procesnej analýzy cieľu, ktorý chceme dosiahnuť

Ak chceme zodpovedne optimalizovať počty zamestnancov, potrebujeme zrealizovať procesnú analýzu. Ak chceme zaviesť informačný systém, potrebujeme informácie z procesnej analýzy. Bez procesov a ich meraniu už dnes nevieme riadiť kvalitu. S procesmi môžeme riadiť výkonnosť organizácie.

V každom z uvedených príkladov sa musí použiť procesná analýza, ale vždy v inom rozsahu a s dôrazom na iný detail, či použité atribúty.

Pravidelne sa stáva, že na dosiahnutie požadovaného výsledku sa s nevedomosti alebo, čo je oveľa horšie, zo zištnosti, niekoľko mesiacov a žiaľbohu aj rokov analyzujú v rámci verejných inštitúcií procesy s nulovým praktickým osohom alebo ak chcete, modernejšie povedané, s hodnotou zďaleka nezodpovedajúcou vynaloženým prostriedkom.

Vnímajme, že výstupy procesnej analýzy a procesného auditu sú len podporou pre rozhodovanie manažérov

V praxi sa stretávame s tromi základnými druhmi štátnych manažérov.

Tí, ktorí prevezmú rezort, inštitúciu, organizáciu a od prvej chvíli ju považujú za svoj, práve dočasne sprivatizovaný majetok – tí žiadne analýzy nechcú a nepotrebujú.

Tí, ktorí verbálne uznávajú a vítajú analýzy, dokonca ich aj začnú robiť, ale v konečnom dôsledku sa správajú rovnako, ako tí prví.

A z času na čas, výnimočne, za dvadsať rokov sa mi to stalo len tri krát, sa objavia takí, ktorí chcú analýzy na podporu svojich rozhodnutí a skutočne pri rozhodovaní vychádzajú z ich výsledkov.

Pravdepodobnosť, že po týchto voľbách nebudú vo verejnom priestore pôsobiť štátni manažéri prvého a druhého druhu je nižšia, ako pravdepodobnosť, že ekologická kríza neexistuje. Napriek tomu stále veríme, hoci by sme už s ohľadom na množstvo prežitých povolebných sklamaní naozaj nemali, že práve teraz, po tých najbližších voľbách sa to zmení.

Zhromaždime na jednom mieste všetky doteraz zmapované a zanalyzované procesy vo verejnej správe

Len dobre pripravené a rýchle zrealizované zmeny dokážu aj v prípade verejnej správy priniesť reálne výsledky. Ak k tomu príde a po voľbách sa začne niečo s verejnými inštitúciami robiť, nerobme znovu to isté, za dvadsať rokov máme v štátnych organizáciách zmapovaných mnoho procesov a inštitúcií. Nestrácajme čas a nemíňajme peniaze na tie isté „mapy“. Urobme inventúru použiteľnosti podkladov zo všetkých personálnych, procesných, organizačných a neviem ešte akých auditov zrealizovaných v štátnych organizáciách. A až potom začnime s novými projektami.

Efektívna verejná správa- nebudem teraz rozoberať, čo to znamená – je dôležitou a nutnou podmienkou zvládnutia veľkých výziev, ktoré nevyhnutne ovplyvnia v blízkej budúcnosti naše životy. Naša súčasná verejná správa nedokáže zvládnuť dopady starnutia populácie, ekologických problémov, migračných vĺn a cunami na naše bežné životy bez dramatických zmien v jej štruktúre a spôsobe riadenia. A tieto zmeny sa nedajú profesionálne pripraviť bez informácií získaných z kvalitných a informačne hodnotných analýz procesov vykonávaných vo verejných inštitúciách.

 

 

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *